Zinra

01 / HET VERHAAL

1. 01 / ZINRA

   Introductie

   Zinra was een van mijn eerste projecten op school en meteen een bijzonder leerzame ervaring, omdat we voor het eerst met een echte, externe opdrachtgever werkten en het resultaat van ons werk direct zichtbaar was.

   Vanuit het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) kregen wij de opdracht om orde te scheppen in een enorme hoeveelheid documenten die zich bij het ministerie hadden opgestapeld. Precies daarom was dit project zo leuk om aan te werken: het voelde niet als een bedachte schoolopdracht, maar als een probleem dat er echt toe deed voor een echte opdrachtgever.

2. 02 / ZINRA

   De Opdracht

   De kern van de opdracht was het efficiënter organiseren en categoriseren van documenten, zodat relevante informatie sneller teruggevonden kon worden en overbodige of dubbele bestanden niet langer voor onnodige rompslomp zorgden.

   Vanuit school kregen wij daarbij een concrete technische eis mee: er moest een beslisboom in het systeem verwerkt zitten waarmee de documenten stap voor stap beoordeeld en verwerkt konden worden, en de communicatie hierbij moest via het SMTP-protocol verlopen.

3. 03 / ZINRA

   Ons Idee

   Om deze opdracht aan te pakken, besloten wij twee afzonderlijke programma's te ontwikkelen die elkaar aanvulden.

   Het eerste programma was gericht op de mailbox zelf. Omdat e-mails in de kern zijn opgebouwd uit HTML, konden wij de inhoud van binnenkomende mails uitlezen met JavaScript. Door gebruik te maken van het "Bag of Words"-concept, waarbij op basis van de aanwezige woorden een inschatting wordt gemaakt van het onderwerp, kon het systeem automatisch bepalen bij welke categorie een bepaalde mail hoorde. Op deze manier konden documenten en mails al vroegtijdig, nog voordat iemand ze daadwerkelijk had gelezen, worden voorgesorteerd op relevantie.

   Het tweede programma bestond uit een website waarmee documenten handmatig gesorteerd konden worden. Een gebruiker kon hier een volledige map of een los document uploaden, waarna zelf bepaald kon worden of het document bewaard moest blijven of verwijderd kon worden. Alle beslissingen werden opgeslagen in een database, die precies bijhield welke documenten behouden moesten blijven en welke weggegooid mochten worden. Een belangrijk voordeel van deze aanpak was dat het ook voorkwam dat er dubbele documenten in het systeem terechtkwamen.

4. 04 / ZINRA

   Doorzetten

   Gedurende het project ging ik ervan uit dat het eerste programma, de mailbox-applicatie, uiteindelijk niet naar behoren werkte. Ik kreeg namelijk verschillende errors en waarschuwingen te zien, wat mij deed concluderen dat er iets structureel mis was. Pas tegen het einde van het project besloot ik er toch nog eens goed naar te kijken, om te zien of het probleem alsnog op te lossen was.

   Tot mijn eigen verbazing bleek de applicatie eigenlijk gewoon te werken. De problemen die ik had gezien, waren uiteindelijk slechts een aantal kleine foutjes die relatief eenvoudig te verhelpen waren. Deze ontdekking was een mooie les in doorzettingsvermogen: soms lijkt iets kapot, terwijl het probleem uiteindelijk een stuk kleiner is dan gedacht.

5. 05 / ZINRA

   Terugblik

   Helaas ben ik in de loop der tijd het documentatiedossier van dit project kwijtgeraakt, waardoor niet alle details en onderbouwingen van destijds nog beschikbaar zijn.

   Toch blijft Zinra een van de projecten waar ik met veel plezier op terugkijk, juist omdat het een van mijn eerste kennismakingen was met het werken voor een echte opdrachtgever, en omdat het liet zien hoe waardevol het kan zijn om ergens niet te snel de handdoek in de ring te gooien.

02 / ONDER DE MOTORKAP

03 / SAMEN GEMAAKT

• A. Oomen

  Zinra / Development

• R. van Putten

  Zinra / Development

• B. Diker

  Zinra / Development

• M. Cifci

  Zinra / Development